Deze algemene voorwaarden beschrijven de afspraken tussen AQinesis en je als cliënt. Ze zijn bedoeld om vooraf helder te maken wat je van mij mag verwachten en wat ik van je verwacht. Wanneer je een afspraak maakt voor een intake, ga je akkoord met deze voorwaarden.
Artikel 1 — Algemeen en toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle behandelingen, afspraken en overeenkomsten tussen AQinesis — Praktijk voor Acupunctuur en Oefentherapie Cesar, gevestigd aan de Bogaardslaan 14 te Apeldoorn (KvK 08203614), hierna aangeduid als “de praktijk” of “Carin”, en de cliënt. Bij het maken van een eerste afspraak accepteer je deze voorwaarden. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina; de datum van de laatste wijziging staat bovenaan vermeld.
Artikel 2 — De behandelovereenkomst
Zodra je een eerste afspraak maakt en de intake plaatsvindt, ontstaat er een behandelovereenkomst in de zin van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo). Deze overeenkomst is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting: ik verplicht mij tot het leveren van deskundige, zorgvuldige zorg naar de stand van de wetenschap en de beroepspraktijk. Een resultaat wordt niet gegarandeerd, omdat de uitkomst van een behandeling mede afhangt van factoren zoals je eigen inzet, de aard van de klacht en individuele verschillen in reactie op de behandeling.
Voor acupunctuur gelden de gedragscode en beroepsnormen van de Nederlandse Vereniging voor Acupunctuur (NVA). Voor oefentherapie Cesar gelden de beroepscode en kwaliteitsstandaarden van de Vereniging van Oefentherapeuten Cesar en Mensendieck (VvOCM) en het Kwaliteitsregister Paramedici.
Artikel 3 — Intake en dossier
Voorafgaand aan de eerste behandeling vindt een intakegesprek plaats waarin je klachten, medische voorgeschiedenis en behandeldoelen worden besproken. Van elke intake en vervolgbehandeling wordt een dossier bijgehouden in het beveiligde patiëntendossier-systeem WinMens. De wettelijke bewaartermijn is 20 jaar na de laatste behandeling, conform de Wgbo.
Je bent zelf verantwoordelijk voor het tijdig en volledig melden van relevante medische informatie. Dit omvat ziektes, medicijngebruik, operaties, allergieën en zwangerschap. Verandert er iets gedurende een behandeltraject, laat dat dan bij de eerstvolgende afspraak weten.
Artikel 4 — Afspraken maken, annuleren en verzetten
Afspraken maak je telefonisch, per e-mail of via het contactformulier op de website. Na bevestiging staat de afspraak vast.
Kun je een afspraak niet nakomen, meld dit dan uiterlijk 24 uur vóór het afgesproken tijdstip telefonisch of per e-mail. Bij annulering binnen 24 uur of bij niet verschijnen zonder afzegging (no-show) wordt het volledige behandeltarief in rekening gebracht. De zorgverzekeraar vergoedt deze kosten niet; de nota komt voor je eigen rekening.
Bij overmacht — bijvoorbeeld plotselinge ziekte, een ongeval of een ernstige onvoorziene gebeurtenis — bekijken we in overleg of coulance mogelijk is.
Artikel 5 — Afwezigheid van de therapeut
Wanneer ik door ziekte, vakantie of andere onvoorziene omstandigheden een afspraak niet kan laten doorgaan, stel ik je daarvan zo snel mogelijk op de hoogte. In overleg wordt een nieuwe afspraak gemaakt. Aan het verzetten van een afspraak door de praktijk zijn uiteraard geen kosten voor je verbonden. Bij langdurige afwezigheid verwijs ik je waar nodig naar een collega.
Artikel 6 — Tarieven en betaling
De actuele tarieven staan op de pagina Tarieven en vergoedingen. Tarieven worden jaarlijks vastgesteld; wijzigingen worden minimaal één maand vooraf aangekondigd aan cliënten in een lopend behandeltraject.
Betaling kan op twee manieren:
- Direct na de behandeling per pin of contactloos in de praktijk, óf
- Per nota die je per e-mail ontvangt, te voldoen binnen 14 dagen na factuurdatum.
Blijft betaling uit, dan ontvang je een eerste herinnering en — wanneer nodig — een tweede. Wanneer ook daarna geen betaling volgt, wordt de vordering overgedragen aan een incassobureau. De bijkomende kosten (incassokosten en wettelijke rente) komen in dat geval voor je rekening. De wettelijke incassokosten voor particulieren zijn in Nederland gemaximeerd volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
Artikel 7 — Declaratie bij zorgverzekeraar
Acupunctuur wordt vergoed uit de aanvullende zorgverzekering, afhankelijk van je polis. Je ontvangt na de behandeling een nota met alle benodigde gegevens (AGB-code, prestatiecode, omschrijving) om zelf bij je zorgverzekeraar in te dienen. De declaratiesnelheid en het terug te ontvangen bedrag zijn afhankelijk van je polisvoorwaarden.
Oefentherapie Cesar wordt vergoed uit de aanvullende zorgverzekering en, bij bepaalde chronische aandoeningen of voor cliënten onder 18 jaar, ook uit de basisverzekering. Bij gecontracteerde zorgverzekeraars declareer ik rechtstreeks bij de verzekeraar via Vecozo; je ontvangt dan alleen een rekening voor het eventuele eigen deel (eigen risico, niet-vergoed tarief). Bij niet-gecontracteerde verzekeraars ontvang je een nota die je zelf indient.
Je bent zelf verantwoordelijk voor het controleren van je polisvoorwaarden en eventueel resterend eigen risico. De praktijk is niet aansprakelijk voor (gedeeltelijke) weigering van vergoeding door de zorgverzekeraar.
Artikel 8 — Minderjarigen
Bij de behandeling van minderjarigen gelden de toestemmingsregels van de Wgbo:
- Tot 12 jaar — beide wettelijk vertegenwoordigers (gewoonlijk beide ouders) geven schriftelijk toestemming voor de behandeling. Bij co-ouderschap wordt de toestemming van beide ouders apart bevestigd.
- Van 12 tot 16 jaar — zowel de minderjarige zelf als de wettelijk vertegenwoordigers moeten toestemmen.
- Vanaf 16 jaar — de minderjarige geeft zelfstandig toestemming en wordt als wilsbekwaam beschouwd. Inzage en informatieverstrekking aan de ouders kunnen alleen met toestemming van de jongere.
De toestemming wordt bij de intake schriftelijk vastgelegd. Bij behandelingen die de minderjarige zelfstandig niet kan overzien — vanwege leeftijd of aard van de klacht — geef ik aanvullende uitleg en voer ik waar nodig overleg met de ouders of wettelijk vertegenwoordigers.
Artikel 9 — Privacy en dossier
De praktijk gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens en medische gegevens. Hoe dat precies gebeurt — welke gegevens de praktijk verwerkt, met wie deze worden gedeeld en welke rechten je hebt — staat beschreven in de privacyverklaring. Met alle partijen die namens de praktijk persoonsgegevens verwerken (waaronder WinMens, TransIP en Vecozo) zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten.
Artikel 10 — Klachten
Ben je niet tevreden over een behandeling, over de bejegening of over iets anders rond onze samenwerking? Laat het dan weten. De volledige klachtenprocedure staat op de pagina Klachtenregeling. Samengevat: je bespreekt je klacht eerst met mij. Komen we er samen niet uit, dan schakel je een onafhankelijke klachtenfunctionaris in — via de NVA voor klachten over acupunctuurbehandelingen, via het Klachtenloket Paramedici voor klachten over oefentherapiebehandelingen.
Artikel 11 — Aansprakelijkheid
De praktijk is verzekerd via een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit of verband houdt met de behandelovereenkomst is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval onder deze verzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico. De praktijk is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of schade die is ontstaan doordat de cliënt onjuiste, onvolledige of verouderde informatie heeft verstrekt.
Bij aantoonbare grove nalatigheid of opzet geldt deze beperking niet.
Artikel 12 — Toepasselijk recht
Op de behandelovereenkomst en op deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen die niet via de klachtenregeling (artikel 10) worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland.