AQinesis hecht grote waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt. Wij verwerken je gegevens zorgvuldig en conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) en de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz).
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens
Verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens is:
AQinesis — Praktijk voor Acupunctuur & Oefentherapie Cesar
Carin Veening
Bogaardslaan 14, 7339 AH Apeldoorn
Telefoon: 06 – 30 03 52 99
E-mail: info@aqinesis.nl
KvK: 08203614
AGB-code oefentherapie Cesar: 07-999074
AGB-code acupunctuur: 90041822
Voor vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens kun je rechtstreeks contact opnemen via bovenstaande gegevens.
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Afhankelijk van de reden van je contact verwerken wij één of meer van de volgende categorieën gegevens:
Bij contactopname via het formulier, telefoon of e-mail
Naam, telefoonnummer, e-mailadres, voorkeurscontact en de inhoud van je vraag of de klacht die je aan ons wilt voorleggen.
Bij een behandelrelatie (intake en vervolgbehandelingen)
Naast bovenstaande gegevens ook: adres, geboortedatum, BSN, zorgverzekeringsgegevens, huisarts, verwijsgegevens (indien van toepassing), medische voorgeschiedenis, klachten en symptomen, behandelplan, verslagen van de behandelingen en correspondentie over je zorg.
Bij een online afspraak of betaling
De gegevens die noodzakelijk zijn voor de afspraakplanning of de financiële afhandeling, waaronder eventuele factuurgegevens.
Wij verwerken geen gegevens over kinderen jonger dan zestien jaar zonder toestemming van ouders of wettelijk vertegenwoordigers.
3. Waarvoor wij je gegevens gebruiken en op welke grondslag
| Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|
| Contact opnemen na je bericht of aanvraag | Je toestemming en, waar van toepassing, de voorbereiding van een behandelovereenkomst |
| Uitvoeren van je behandeling (intake, dossiervorming, behandelplan) | Behandelovereenkomst (Wgbo) |
| Voldoen aan onze wettelijke verplichtingen als zorgverlener | Wettelijke verplichting (Wgbo, Wkkgz) |
| Declaratie en administratieve afhandeling | Wettelijke verplichting (fiscaal) en behandelovereenkomst |
| Verbeteren van onze dienstverlening op de website | Gerechtvaardigd belang |
Wij gebruiken je gegevens uitsluitend voor deze doelen. Je medische gegevens worden niet gebruikt voor marketing of onderzoek zonder je uitdrukkelijke toestemming.
4. Hoe lang wij je gegevens bewaren
| Type gegevens | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Medisch dossier | 20 jaar na laatste behandeling | Wettelijke verplichting (Wgbo) |
| Financiële administratie en facturen | 7 jaar | Wettelijke verplichting (Belastingdienst) |
| Contactformulier-gegevens bij géén behandelrelatie | Maximaal 6 maanden | Beantwoording van je vraag |
| E-mailcorrespondentie niet-medisch van aard | Maximaal 2 jaar | Administratieve afhandeling |
Na afloop van de bewaartermijn worden je gegevens vernietigd of definitief geanonimiseerd.
5. Met wie wij je gegevens delen
Wij delen je gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van je behandeling of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met alle partijen waarmee gegevens worden gedeeld, hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten die waarborgt dat je gegevens even zorgvuldig worden behandeld als in onze eigen praktijk.
Verwerkers waarmee wij structureel samenwerken:
- Webhosting en e-mail — TransIP B.V. in Nederland, voor het hosten van deze website, de beveiligde opslag van formulierinzendingen en het e-mailverkeer via info@aqinesis.nl.
- Patiëntendossier-systeem — WinMens, een in Nederland gevestigde leverancier van patiëntendossier-software voor paramedische praktijken, waarin je medische dossier wordt bijgehouden volgens de eisen van de Wgbo.
- Declaratieverkeer met zorgverzekeraars — Vecozo, de beveiligde uitwisselingsinfrastructuur voor de Nederlandse zorgsector. Wanneer je behandeling (geheel of gedeeltelijk) via je zorgverzekeraar wordt vergoed, verlopen de declaratiegegevens via Vecozo.
- Spambeveiliging van het contactformulier — Friendly Captcha GmbH (Duitsland). Het contactformulier gebruikt Friendly Captcha om geautomatiseerd misbruik tegen te gaan. Je browser voert hierbij een cryptografische rekenpuzzel uit; er worden geen tracking-cookies geplaatst en de verwerking is privacyvriendelijk en AVG-conform.
Overige situaties waarin wij gegevens kunnen delen:
- Aan je huisarts of andere zorgverleners, alleen na je uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming.
- Aan een waarnemend therapeut bij afwezigheid, onder dezelfde geheimhoudingsplicht.
- Aan toezichthoudende instanties (zoals de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd) wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Wij verkopen je gegevens nooit aan derden en verstrekken ze niet voor commerciële doeleinden. Op één uitzondering na — de ingesloten Google-kaart op de contactpagina, zie hieronder — zijn al onze verwerkers gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte en vallen zij onder de AVG.
Ingesloten kaart van Google Maps — op de contactpagina tonen wij een kaart via Google Maps zodat je de route naar de praktijk kunt vinden. Zodra deze kaart laadt, maakt je browser verbinding met servers van Google LLC (Verenigde Staten) en wordt onder meer je IP-adres aan Google doorgegeven. Google kan deze gegevens verwerken volgens haar eigen privacybeleid; voor doorgifte naar de Verenigde Staten baseert Google zich op het EU-US Data Privacy Framework. Wil je dit voorkomen, gebruik dan de adresgegevens op de contactpagina in plaats van de kaart.
6. Cookies en websitebezoek
Deze website plaatst alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de site, zoals de werking van het contactformulier. Voor deze cookies is geen toestemming vereist.
Wij maken geen gebruik van analytische software (zoals Google Analytics, Plausible of Matomo), geen tracking-cookies, geen advertentie-cookies en geen sociale-media-cookies. Je websitebezoek wordt dus niet gevolgd of geanalyseerd.
Op twee plekken laden ingesloten diensten van derden: het contactformulier gebruikt de spambeveiliging Friendly Captcha en de contactpagina toont een kaart van Google Maps (zie hoofdstuk 5 voor de details en de gegevensstroom naar Google). Deze diensten laden pas wanneer je de betreffende pagina opent.
Mocht dit beleid in de toekomst wijzigen, dan passen wij deze verklaring aan en vragen wij vooraf je toestemming waar dat wettelijk vereist is.
7. Je rechten
Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Recht op inzage — je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
- Recht op correctie — je kunt onjuiste gegevens laten aanpassen.
- Recht op verwijdering — je kunt verzoeken om verwijdering van gegevens, voor zover dat niet in strijd is met onze wettelijke bewaarplicht (medisch dossier).
- Recht op beperking — je kunt verzoeken om de verwerking tijdelijk te beperken.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid — je kunt je gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
- Recht op bezwaar — je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken — wanneer de verwerking op je toestemming is gebaseerd.
Om van deze rechten gebruik te maken, kun je een schriftelijk verzoek sturen naar info@aqinesis.nl. Ter bescherming van je gegevens kunnen wij je vragen om je te identificeren voordat wij het verzoek in behandeling nemen. Wij reageren binnen vier weken op je verzoek.
8. Hoe wij je gegevens beveiligen
Wij nemen de bescherming van je gegevens serieus en passen passende technische en organisatorische maatregelen toe om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. Dit omvat onder meer:
- Een beveiligde HTTPS-verbinding op de gehele website.
- Toegangsbeveiliging van WinMens met sterke wachtwoorden en tweefactor-authenticatie.
- Fysieke beveiliging van de praktijkruimte en afgesloten opslag van eventuele papieren dossiers.
- Geheimhoudingsplicht voor de therapeut op grond van de Wgbo en de beroepscodes van de NVA en de VvOCM.
Mocht je de indruk hebben dat je gegevens niet goed zijn beveiligd of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op via info@aqinesis.nl of 06 – 30 03 52 99.
9. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) wanneer je van mening bent dat wij niet zorgvuldig met je persoonsgegevens omgaan. Contactgegevens van de AP: autoriteitpersoonsgegevens.nl · telefoon 088 – 1805 250.
Voor klachten over de inhoud van de zorg of over de behandelrelatie verwijzen wij je naar onze klachtenregeling.
10. Wijzigingen in deze verklaring
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving of in de manier waarop wij werken. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Grote wijzigingen communiceren wij actief, bijvoorbeeld via een melding op de website.